Afspraken, offertes en voorwaarden bij filmen en fotograferen

Bij het produceren van video en fotografie zijn er vaak meerdere mensen betrokken. Het is dan ook slim om van te voren met elkaar af te spreken wat er gemaakt gaat worden, hoe, en wat er daarna mee gebeurt.

Grietje en ik doen al jaren allerlei soorten samenwerkingen en opdrachten, waarvoor we steeds afspraken maken. Wij hebben bijvoorbeeld ervaring met zelf voor de camera staan, maar ook natuurlijk met de projecten waarbij wij achter de camera staan. In dit artikel zullen we dan ook ingaan op verschillende soorten samenwerkingen. 

Maar om te beginnen natuurlijk deze video!



In dit artikel bespreek ik de verschillende soorten ‘afspraken’ met je, die je kan maken bij het produceren van beeld: 

  • Scripts
  • Offertes
  • Algemene voorwaarden
  • Inkoopvoorwaarden
  • Quitclaims
  • Buy-outs

Vaak is er bij één project sprake van meerdere van dit soort ‘afspraken’, soms zelfs allemaal! Ja, je kan het maar beter goed afspreken met elkaar 😀

Scripts

Ja, eigenlijk is een script ook een soort afspraak! Daarin maak je tenslotte samen een plan van wat je gaat maken, en dat werkt heel fijn om alles helder te krijgen. Als je een script op die manier gebruikt, zorg er dan voor dat er duidelijk in staat wat er allemaal in beeld zal zijn, wat er gaat gebeuren en wat er gezegd zal worden.


Offertes

Als ik een opdracht aanneem, dan maak ik eigenlijk altijd een offerte van tevoren. Dit doe ik voor gewone opdrachten, maar ook wanneer ik (heel af en toe) vrijwilligerswerk doe en dus geen factuur stuur achteraf. Want in alle situaties is het fijn om van tevoren vast te leggen wat we gaan doen. Er zijn een aantal elementen die ik eigenlijk altijd opneem in mijn offertes. 


  • Wat

    Een omschrijving van wat we precies gaan maken. Hoeveel video’s of foto’s, hoe lang zijn die video’s, en wat is er te zien in het beeld.

  • Hoe

    Ik beschrijf de manier waarop ik ga samenwerken met de opdrachtgever. Meestal zet ik hier neer wat ik verwacht van de opdrachtgever en welke dingen ik doe. Ik schrijf hier bijvoorbeeld dat ik het script schrijf, maar dat zij mij daarvoor de achtergrond informatie moeten sturen, en dat er tijdens het filmen altijd iemand aanwezig is van de opdrachtgever. Daarnaast beschrijf ik meestal hoeveel tijd ik zal besteden, bijvoorbeeld 1 dag filmen en 1 dag monteren, met daarbij 1 correctieronde.

  • Gebruik

    Ook zet ik meestal iets in de offerte over het beoogde gebruik van de video’s of foto’s. Zo kun je bijvoorbeeld afspreken dat video’s alleen op internet gebruikt mogen worden, maar niet op tv, en dat foto’s online gebruikt mogen worden, maar niet gedrukt en in bushokjes mogen worden opgehangen.

  • Kosten

    En natuurlijk staat er in een offerte hoeveel de productie kost. Vaak hangen veel dingen hiermee samen. Als ik bijvoorbeeld wel toestemming geeft voor gebruik op tv, zijn de kosten hier misschien hoger.


Je kan dus in een offerte zetten wat je wilt. Ik probeer altijd zo duidelijk mogelijk alles te omschrijven wat belangrijk is bij de productie. En tenslotte verwijs ik aan het einde van een offerte altijd naar de algemene voorwaarden. 

Algemene voorwaarden

Aan het einde van elke offerte horen eigenlijk de algemene voorwaarden. Daarin staan de details die voor elke productie gelden, zoals: het auteursrecht blijft van mij. Het is slim om deze algemene voorwaarden door een jurist te laten opstellen. Zo zijn de algemene voorwaarden van de Videomakers, maar ook mijn eigen, allemaal gemaakt door Jolien van Woudenberg van Höcker advocaten. (Zij is ook de advocaat die ons geholpen heeft toen we erachter kwamen dat onze video gestolen was)

Goed, ik zal toegeven dat toen ik nét voor mezelf begon, ik de voorwaarden bij een andere videomaker had bekeken en die aangepast voor mezelf. Dat is een prima uitgangspunt! Maar als je wat langer bezig bent, zou ik je aanraden om het even echt te laten controleren. Een jurist komt vaak ook nog met details die je zelf niet had bedacht!

Image

Inkoopvoorwaarden

Naast dat ik zelf werk met algemene voorwaarden, komt een klant wel eens met inkoopvoorwaarden. Dat is soms wel lastig, want dan moet ik dus hun inkoopvoorwaarden naast mijn algemene voorwaarden leggen en kijken waar het niet aansluit. En daar dan over onderhandelen. Tja. Soms leidt dat zelfs tot een opdracht die niet door kan gaan 🙁

Wil je hier meer over weten? Je vindt bijvoorbeeld de inkoopvoorwaarden van de overheid hier. Deze worden gebruikt door alle organisaties die bij de overheid horen.

Officieel is het zo dat degene die als eerste komt met zijn voorwaarden, ‘wint’. Dus als ik als eerste mijn algemene voorwaarden op tafel leg, dan zijn die geldig. Helaas staat in sommige voorwaarden dat alle andere voorwaarden ongeldig zijn, bijvoorbeeld. Zaak dus om goed alle kleine lettertjes te bestuderen!

Quitclaims

Als je voor de camera aan het werk gaat, of je filmt iemand voor jouw camera, dan is het gebruikelijk om te werken met quitclaims. Hierin staat over het algemeen dat de gefilmde of gefotografeerde persoon akkoord is met het gebruik van zijn of haar gezicht in de productie. Soms staat er nog meer bij, bijvoorbeeld over hoe en waar het wordt gebruikt. 

Het is fijn voor degene die voor de camera staat, om de quitclaim al van tevoren in te kunnen zien. Mochten er dan gekke dingen in staan, waar iemand het niet mee eens is, dan is er nog ruimte om dat te bespreken met elkaar, en eventueel aan te passen. 

Ben je op zoek naar een quitclaim? Dit is die van ons.


Image

Buy out

Daarnaast is het soms nog gebruikelijk om te werken met buy-outs voor de personen die in beeld zijn. Dan gaat het meestal over acteurs, presentatoren of modellen. Bij documentaire vormen waar bijvoorbeeld iemand wordt geïnterviewd, kom ik niet vaak een buy-out tegen. In de basis is een buy-out een bedrag wat je afspreekt met de acteur, waarvoor de opdrachtgever het beeld een bepaalde tijd mag gebruiken. Lees meer over de buy-out in dit artikel van Grietje. 

In de praktijk

Ik vind dat het maken van duidelijke afspraken zorgt dat de samenwerking daarna juist fijn is. Omdat je allebei weet wat je aan elkaar hebt, kun je je daarna volledig op de productie storten. 

Toch kan het ook soms lastig zijn, als je er niet uitkomt met elkaar. Als je het niet eens bent met de voorwaarden of het script, wat doe je dan? Ook bij ons komt het wel eens voor dat we er niet uitkomen. Soms gaat de opdracht dan dus niet door. Maar ik denk altijd: ik ontdek dat liever in de voorbereiding, dan dat we op de filmdag tegen zo’n meningsverschil aanlopen, of zelfs achteraf. 

Dus, ondanks dat het soms lastig is om deze voorbereidingen te doen (en ik natuurlijk ook liever meteen mijn camera uit de kast trek en filmend naar buiten ren), zou ik het iedereen aanraden om hier echt even de tijd voor te nemen. Zodat de opnamedagen vervolgens een feestje zijn! 😀

Heb je vragen of andere gedachten over dit onderwerp? Laat je reactie achter onder dit artikel. 




Verder lezen:



Abonneer
Laat het weten als er
guest
0 Reacties
Inline feedbacks
Bekijk alle reacties