Video productie: wat moet je allemaal regelen voor het filmen

Als je een video gaat maken, dan valt er vaak veel te regelen. In dit artikel zetten we alles op een rijtje, zodat je meteen aan de slag kan. Om je echt goed te helpen, hebben we daarbij zelfs een template van een callsheet voor je. Die vind je verderop in dit artikel. 

Om te beginnen hebben we hier natuurlijk een video over: 

Dus ben jij de ‘producer’ van de video, ofwel: degene die alles regelt? Dan heb je vast veel aan ons lijstje.

Stap 1: Script & storyboard

Als eerste moet er een script geschreven worden en eventueel een storyboard worden gemaakt. Soms zul je dat zelf doen, maar wanneer je als producer mensen aanstuurt, kan het soms ook zijn dat je anderen de opdracht geeft om dat te maken. 

Hulp bij het script:

Stap 2: Mensen regelen

Dan zijn er mensen nodig: voor de camera (acteurs, figuranten of mensen om te interviewen) en achter de camera: cameramensen, geluid, licht, visagie. Het is maar net hoe gek je het wilt maken. Er zijn producties met 2 mensen, maar natuurlijk ook complete filmsets met 100 mensen of meer.

Stap 3: Locaties regelen

En dan de mooie plekken vinden om te filmen! Denk daar zeker even goed over na. De juiste locatie kan een video echt naar een hoger niveau tillen. 

Stap 4: Props regelen

Vaak heb je naast mensen en locaties ook nog wel andere dingen nodig. Ook die moeten natuurlijk geregeld worden en gekocht, gehuurd, gemaakt of geleend worden. Zo hebben wij met onze opdrachtgever eens een megafoon geleend, spandoeken gemaakt, vlaggetjes gekocht, Britse theekopjes gescoord in een kringloopwinkel en een berenpak gehuurd…

Stap 5: Afspraken maken

Er zijn verschillende soorten afspraken die je kunt maken met de mensen die betrokken zijn bij de productie. Natuurlijk de beschikbaarheid: wanneer kun jij komen om te filmen? Maar daarnaast zijn ook contracten of quitclaims belangrijk.

Maak met de mensen die je inhuurt goede afspraken. Als ik bijvoorbeeld voor iemand ga filmen, dan stuur ik de producer een offerte met daarin afspraken. Dat kun je ook doen als je acteur bent (en dan heb je ook nog te maken met een buy-out!). 

Daarnaast zijn er quitclaims die je kunt gebruiken om het portretrecht goed te begrijpen. Check zeker ons artikel over portretrecht, waarin je ook onze voorbeeld quitclaim vindt.

Stap 6: Planning maken

Ik noemde het net al even, maar je zult dus ook alle agenda’s naast elkaar moeten leggen, om tot een goeie planning te komen. Let er bij het maken van de planning op dat je vooral genoeg tijd rekent.

Als eerste reken ik meestal 0,5 à 1 uur de tijd om ‘s morgens op te bouwen. Afhankelijk van wat je gaat doen (en met hoeveel apparatuur) kan dat nog veel meer tijd kosten. 

Verplaatsingen kosten ook veel tijd. Als je bijvoorbeeld op 1 dag op 2 locaties moet filmen, houd er dan rekening mee dat dat echt meer tijd kost dan alleen de reistijd die Google maps aangeeft. Je hebt dan ook tijd nodig om op locatie 1 de boel in de pakken en weer in de auto te stoppen, en op locatie 2 moet je dat weer uitladen en opbouwen.

Ik probeer altijd extra ruimte in te bouwen bij het maken van een planning, om te zorgen dat we de hele dag erop kunnen voorlopen. Want voorlopen op de planning zorgt voor relaxte cast & crew en dus betere prestaties.

Stap 7: Apparatuur regelen

Moet er apparatuur gehuurd worden, of heeft de cameravrouw zelf alles? Hoe het ook zij, het is het beste om dit van tevoren even goed uit te zoeken. Zorg ook dat degene die apparatuur moet meenemen, dat weet. Niet dat je op de filmdag erachter komt dat niemand de camera heeft meegenomen… 

Stap 8: Callsheet maken

Als alle afspraken en de planning zijn gemaakt, zet die dan op een rijtje in een callsheet. Die callsheet mail je vervolgens naar iedereen die betrokken is, om te zorgen dat iedereen op de hoogte is van alle plannen en afspraken. Wil je onze callsheet als template gebruiken? Download hem hier. 

Stap 9: Lunch regelen

Niet onbelangrijk: zorg dat de lunch geregeld is! Hongerige cast & crew kunnen minder goed werken, dus naast lunch zou ik ook altijd zorgen voor snacks zoals appels en koekjes.

Stap 10: Carpool plan

Even nadenken over hoe iedereen naar de set komt is ook handig. Vaak is carpoolen ideaal. Filmlocaties hebben nog al eens de gewoonte om slecht bereikbaar te zijn met het openbaar vervoer…

Stap 11: Bevestigingen

Meestal vraag ik ook iedereen om te bevestigen dat ze de callsheet gehad en gelezen hebben, om zeker te weten dat iedereen er zal zijn op de filmdag. Wel zo fijn, omdat de filmdag vaak een dag is waarop er veel moet gebeuren.